E-Mails mit KI sortieren: So arbeitet ein Postfach-Assistent im Kleinbetrieb

Wo im Postfach die Zeit verloren geht

Fünfzig E-Mails am Tag. Und die eine Anfrage, die zählt, geht unter. Das Beantworten selbst ist dabei selten das Problem. Zeit kostet alles davor: das Überfliegen von Werbung und Benachrichtigungen, das zweite Lesen einer Anfrage, die man sich für später aufgehoben hat, das Suchen nach der einen Mail vom Lieferanten. Und abends die Frage, ob etwas Wichtiges liegen geblieben ist.

Schon fünf Minuten täglich summieren sich auf rund 20 Stunden im Jahr, also etwa zwei Arbeitstage nur fürs Vorsortieren. Wie sich das für andere Handgriffe rechnet, zeigt der Rechner auf der Startseite.

Was der Assistent mit jeder E-Mail macht

1. Lesen und einordnen: Jede neue Nachricht wird gelesen und eingeordnet, etwa in „braucht heute eine Antwort", „kann warten" und „nur zur Kenntnis".
2. Antwort vorbereiten: Wo eine Antwort nötig ist, liegt ein Entwurf bereit, in Ihrem Ton und mit den Informationen, die zur Anfrage passen.
3. Chef-Briefing am Morgen: Jeden Morgen bekommen Sie eine kurze Übersicht, was heute wirklich Ihre Aufmerksamkeit braucht.
4. Freigabe durch Sie: Sie lesen den Entwurf, ändern ihn bei Bedarf und schicken ihn ab. Ohne Ihr Okay geht nichts hinaus.

Für Ihre Kunden ändert sich dadurch nichts, außer dass die Antwort schneller kommt. Es ist Ihre Nachricht, von Ihnen freigegeben. Die Eckdaten stehen beim Postfach-Assistenten auf der Startseite.

Damit die Entwürfe nach Ihnen klingen

Ein Entwurf hilft nur, wenn Sie ihn nicht jedes Mal umschreiben müssen. Was Sie dafür vorab zusammentragen können:

• Ihre Anrede und Grußformel: per Sie oder per Du, förmlich oder locker.
• Standardauskünfte: Öffnungszeiten, Anfahrt, Ablauf eines Auftrags, was ein Kunde mitbringen oder vorbereiten soll.
• Ein paar typische Antworten, die Sie in letzter Zeit geschrieben haben und mit denen Sie zufrieden waren.
• Ihre Grenzen: Themen, die Sie grundsätzlich selbst formulieren wollen, etwa Reklamationen oder Preisverhandlungen.

Was vor dem Start geklärt sein sollte

E-Mails enthalten fast immer personenbezogene Daten: Namen, Adressen, Anliegen Ihrer Kunden. Deshalb gehören ein paar Fragen vor die erste sortierte Nachricht:

• Welche Postfächer? Das allgemeine Büro-Postfach, Ihr persönliches, oder beide?
• Wer sieht das Briefing? Nur Sie, oder auch jemand im Büro?
• Wo werden die Daten verarbeitet? Bei meinen Systemen bleiben sie auf Servern in der EU, geregelt in einer schriftlichen Vereinbarung zur Datenverarbeitung. Welche Dienste dabei beteiligt sind, steht offen in meiner Liste der Subauftragsverarbeiter.

Was der Assistent nicht übernimmt

Ein Postfach-Assistent nimmt Ihnen das Sortieren und den ersten Entwurf ab, nicht die Entscheidung. Ob Sie ein Angebot annehmen, wie Sie auf eine Beschwerde reagieren und was Sie einem Stammkunden persönlich schreiben, bleibt Ihre Sache. Genau deshalb geht kein Entwurf ohne Ihre Freigabe hinaus.

Bei mir läuft das System produktiv im Pilotbetrieb. Ich zeige es Ihnen gerne live, an echten Daten.